Case: Smukfest

Danmarks smukkeste festival optimerer rammerne for alt det sjove, festlige og underholdende takket være en række digitale løsninger fra Venue Manager. Festivalgæsterne kan nemt og hurtigt købe billetter, merchandise og ekstraoplevelser i én samlet webshop, ligesom de undgår videresalg af billetter til overpriser og er fri for den velkendte lejrpanik på åbningsdagen.

"Takket være stram projektstyring og samarbejde er det lykkedes at levere en løsning på kort tid, som vi allerede er rigtigt glade for. Vores salg af billetter og boformer er gået over al forventning!"

Randi Rehmeier
Mediekoordinator ved Smukfest

Det sjove må gerne blive sjovere. Alt det praktiske skal foregå så nemt og problemfrit som muligt – både for arrangørerne og festivaldeltagerne. Derfor har Smukfest gennem de senere år samarbejdet med Venue Manager om nye digitale løsninger, der skal optimere rammerne for de smukke, festlige dage i bøgeskoven.

Digitale produkter giver tryghed under Smukfest

Samarbejdet med Venue Manager har blandt andet resulteret i en webshop, hvor salg af billetter, merchandise og ekstraopleveler er samlet ét sted. I webshoppen arbejdes der med såkaldte digitale produkter. Det vil sige, at en købt billet er et digitalt produkt, som først munder ud i en fysisk billet, når Smukfest nærmer sig. 

Det afhjælper en række problemer, som i mange år har været velkendt i branchen:

Når vi starter storsalget af vores billetter, er alle partoutbilletter udsolgt på en enkelt time. Derfor er det vigtigt for folk, at de efterfølgende nemt kan overdrage deres købte billetter til venner eller sælge dem videre, hvis de uheldigvis selv bliver forhindret i at deltage.

Siger IT-chef hos Smukfest Peter H. Kragelund og tilføjer:

Hele vores arkitektur omkring digitale produkter gør netop, at folk uden problemer kan videresælge deres billet, overdrage den til andre eller sælge den til en venteliste. Det giver tryghed, og risikoen for sortbørshandel, falske billetter og overpriser minimeres.

Ifølge Peter H. Kragelund stiller det hurtige billetsalg også store krav til selve robustheden af systemerne:

Der er tryk på systemet, når vi starter salget af billetter. Derfor er det også helt afgørende for os at have en samarbejdspartner som Venue Manager, der sørger for, at tingene fungerer, og som vil gå hele vejen, når det handler om at udvikle optimale løsninger efter vores behov.

Smukfest benytter lejrsystem og smidig adgangskontrol

Festivalers åbningsdage kan være præget af lange køer og paniksituationer. Folk myldrer ind på pladsen for at redde sig en række teltpladser ved siden af hinanden. Men hos Smukfest er den tid forbi, og det kan gæsterne nyde godt af. Med Venue-platformen kan de nemlig på forhånd oprette en såkaldt lejr i systemet. De bliver tildelt specifikke pladser, hvorefter de på åbningsdagen i ro og mag kan finde deres plads.

Venue Manager sørger også for adgangskontrol til Smukfest. Her er der tale om et mix af adgangsmøller, væghængte bokse, hvor man kan skanne sin billet, samt håndskannere rundt omkring i skoven:

Adgangskontrol kan være en kompliceret størrelse – især når det gælder festivaler. Der er en del forskellige billettyper og armbånd, som giver adgang til forskellige områder på forskellige dage. Derfor er festivalpladsen delt op i forskellige zoner, som Venue Managers systemer styrer adgangskontrol ud fra. 

Det skal gerne foregå både smidigt og problemfrit med et godt flow og tilfredse gæster.